Cara Menghitung Gaji Karyawan dan Membuat Slip Gaji di Excel
Menghitung gaji bulanan manual itu mungkin, asalkan struktur filenya rapi. Berikut kerangka yang bisa langsung dipakai.
Langkah 1: Susun data induk karyawan
Buat sheet Karyawan:
| Kolom | Isi |
|---|---|
| A | ID / Nama Karyawan |
| B | Jabatan |
| C | Gaji Pokok |
| D | Tunjangan Tetap (makan, transport, dll.) |
Langkah 2: Buat sheet perhitungan gaji
Buat sheet Gaji dengan satu baris per karyawan:
| Kolom | Isi | Rumus |
|---|---|---|
| A | Nama | |
| B | Gaji Pokok | =VLOOKUP(A2,Karyawan!A:D,3,FALSE) |
| C | Tunjangan | =VLOOKUP(A2,Karyawan!A:D,4,FALSE) |
| D | Jam Lembur | diambil dari rekap absensi |
| E | Upah Lembur | rumus di bawah |
| F | Potongan Telat | diambil dari rekap (Artikel 2) |
| G | Potongan Lain | input manual (kasbon, dll.) |
| H | Gaji Bersih | =B2+C2+E2-F2-G2 |
Langkah 3: Hitung upah lembur
Sebagai acuan umum, upah satu jam dihitung dari 1/173 dari upah sebulan. Untuk lembur di hari kerja, jam pertama dikalikan 1,5 dan jam berikutnya dikalikan 2.
Jika kolom D adalah total jam lembur, maka di E2:
=IF(D2=0,0,(MIN(D2,1)*1.5+MAX(D2-1,0)*2)*(B2/173))Langkah 4: Gaji dua kali sebulan (opsional)
Jika gaji dibayar dua kali (misalnya tanggal 15 dan akhir bulan), buat dua sheet periode, yaitu Periode 1 (tanggal 1 sampai 15) dan Periode 2 (tanggal 16 sampai akhir bulan). Filter data absensi dengan syarat tanggal pada SUMIFS, misalnya:
=SUMIFS(Data!F:F,Data!B:B,A2,Data!A:A,">="&DATE(2026,10,1),Data!A:A,"<="&DATE(2026,10,15))Langkah 5: Buat slip gaji yang bisa dicetak
Buat sheet Slip dengan satu sel pilihan nama (Data > Data Validation > List, sumber daftar nama karyawan). Lalu tarik datanya dengan:
=INDEX(Gaji!H:H,MATCH($B$2,Gaji!A:A,0))Susun tampilan dua kolom: Penghasilan di kiri (gaji pokok, tunjangan, lembur) dan Potongan di kanan, lalu total diterima di bagian bawah. Cetak ke PDF untuk dibagikan ke karyawan.
Keterbatasan cara manual
- Untuk 10 karyawan masih bisa, untuk 50 atau lebih, membuat dan mengirim slip satu per satu sangat menyita waktu.
- Data lembur, telat, dan tukar shift harus disalin dari file lain, sehingga rawan salah salin.
- Tidak ada riwayat: slip bulan lalu mudah tertimpa atau hilang.
- Karyawan harus meminta slip ke admin, tidak bisa melihat sendiri.
Cara cepat: penggajian otomatis dengan NapPeople
NapPeople menghubungkan absensi, jadwal, dan gaji dalam satu sistem:
- Gaji pokok dan aturan potongan diatur di Aturan Penggajian.
- Telat dan lembur dari Presensi mengalir otomatis ke perhitungan gaji.
- Mendukung gaji dua kali sebulan.
- Slip gaji dibuat dalam bentuk PDF dengan susunan rapi (penghasilan dan potongan), dan karyawan bisa melihatnya dari aplikasi.