Cara Membuat Rekap Absensi Karyawan di Excel (Gratis)
Mencatat absensi karyawan tidak harus pakai software mahal. Untuk usaha dengan sedikit karyawan, Excel sudah cukup. Berikut caranya langkah demi langkah.
Langkah 1: Siapkan tabel data harian
Buat satu sheet bernama Data dengan kolom berikut:
| Kolom | Isi |
|---|---|
| A | Tanggal |
| B | Nama Karyawan |
| C | Jadwal Masuk (contoh 08:00) |
| D | Jam Masuk Aktual |
| E | Jam Pulang Aktual |
| F | Telat (menit) |
| G | Status |
Pastikan kolom C, D, E diformat sebagai Time (jam), bukan teks.
Langkah 2: Hitung telat otomatis
Di sel F2, tulis:
=IF(D2="",0,MAX(0,ROUND((D2-C2)*1440,0)))Penjelasan: selisih jam masuk dan jadwal dikali 1440 (jumlah menit dalam sehari). Jika karyawan masuk lebih awal, hasilnya tetap 0 karena dibatasi MAX(0, ...).
Langkah 3: Tentukan status kehadiran
Di sel G2:
=IF(D2="","Alpha",IF(F2>0,"Terlambat","Tepat Waktu"))Salin rumus F2 dan G2 ke seluruh baris data.
Langkah 4: Buat rekap bulanan per karyawan
Buat sheet baru bernama Rekap. Di kolom A tulis daftar nama karyawan, lalu:
- Jumlah hari hadir (kolom B):
=COUNTIFS(Data!B:B,A2,Data!D:D,"<>") - Jumlah terlambat (kolom C):
=COUNTIFS(Data!B:B,A2,Data!G:G,"Terlambat") - Total menit telat (kolom D):
=SUMIFS(Data!F:F,Data!B:B,A2) - Jumlah alpha (kolom E):
=COUNTIFS(Data!B:B,A2,Data!G:G,"Alpha")
Untuk mengisi data dari bulan tertentu saja, tambahkan kolom Bulan di sheet Data (=MONTH(A2)) lalu tambahkan syarat bulan pada rumus COUNTIFS dan SUMIFS.
Tips agar rekap tidak berantakan
- Gunakan satu file per bulan, atau satu sheet per bulan, jangan campur tahun.
- Kunci kolom rumus (Review > Protect Sheet) supaya tidak terhapus tidak sengaja.
- Gunakan Data Validation untuk kolom Nama supaya tidak ada salah ketik ("Budi" vs "budi ").
Keterbatasan cara manual
- Jam masuk harus diketik atau ditempel oleh admin, sehingga rawan salah ketik dan bisa dimanipulasi.
- Tidak ada bukti siapa yang benar-benar hadir, karena karyawan bisa dititipi absen.
- Semakin banyak karyawan dan cabang, file makin berat dan sulit digabungkan.
- Rekap harus dibuat ulang tiap akhir bulan, dan salah satu rumus rusak bisa mengubah semua hasil.
Cara cepat: absensi lewat aplikasi dengan NapPeople
Jika Anda tidak ingin lagi mengetik jam masuk satu per satu, NapPeople membuat prosesnya otomatis:
- Karyawan absen langsung dari HP, tanpa admin perlu input manual.
- Telat dihitung otomatis dari Jadwal Kerja (shift) masing-masing karyawan.
- Rekap bulanan tersedia di aplikasi dan di dashboard admin, tanpa rumus yang bisa rusak.